Assegnazione delle pratiche ai consulenti: criteri e controllo

Negli studi professionali e nelle società di finanza agevolata, l’assegnazione delle pratiche ai consulenti si fonda su un numero limitato di criteri da applicare in un ordine stabilito. Si verifica anzitutto la competenza sul bando o sul settore, si valuta poi il carico di lavoro già in essere e si considerano infine la scadenza e la continuità con il referente del cliente. Ogni pratica deve inoltre avere un responsabile nominativo, uno stato di avanzamento aggiornato e una data limite pianificata a ritroso. Le sezioni che seguono illustrano il flusso operativo, le informazioni da registrare, la gestione delle assenze, gli indicatori di controllo e i profili di protezione dei dati da rispettare quando le pratiche vengono condivise.

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In breve

• L’assegnazione non può fondarsi sulla sola disponibilità oraria: la competenza specifica sul bando, sulla misura o sul settore del cliente deve prevalere.
• Prima di affidare una nuova pratica occorre esaminare il carico esistente del consulente, includendo ferie, permessi e una quota di capacità riservata alle urgenze.
• Ogni pratica deve riportare responsabile, stato, scadenza interna e scadenza del bando, documenti allegati e storico delle attività.
• Sostituzioni, riassegnazioni ed escalation devono essere regolate in anticipo, affinché assenze o picchi di lavoro non determinino il mancato rispetto dei termini.
• La condivisione delle pratiche con i consulenti, interni o esterni, richiede ruoli privacy definiti, accessi limitati al personale autorizzato e procedure specifiche alla cessazione del rapporto.

Indice

• Che cosa si intende per assegnazione delle pratiche
• Il flusso di assegnazione nella finanza agevolata
• Criteri di distribuzione delle pratiche
• Informazioni e stati da registrare per ogni pratica
• Passaggi di consegne, assenze e pratiche urgenti
• Indicatori per il controllo di carichi, tempi e ritardi
• Protezione dei dati nella condivisione delle pratiche
• Il punto di vista di Finanzia
• Gestire clienti e pratiche con Finanzia
• Domande frequenti
• Fonti

Che cosa si intende per assegnazione delle pratiche

Per assegnazione delle pratiche si intende l’insieme delle regole con cui un’organizzazione professionale individua il consulente responsabile di ciascun incarico, ne definisce il perimetro e ne controlla l’avanzamento fino alla chiusura. Nella finanza agevolata la pratica coincide generalmente con la candidatura di un’impresa a una specifica misura, cioè un bando regionale, un voucher camerale, un credito d’imposta o un finanziamento a tasso agevolato, e comprende le fasi successive alla concessione, quali l’eventuale accettazione, la realizzazione del programma di investimento e la rendicontazione.

La materia presenta alcune caratteristiche che la distinguono da altri ambiti di consulenza:

• le scadenze sono esterne e non negoziabili, in quanto fissate dall’ente gestore nell’avviso o nel decreto;
• numerose misure operano con procedura a sportello, per cui il tempo di presentazione incide direttamente sull’esito;
• i requisiti variano per misura: dimensione d’impresa, codice ATECO, localizzazione dell’unità produttiva, spese ammissibili, regime di aiuto applicabile;
• la documentazione è eterogenea e proviene in parte dal cliente, in parte da fornitori e in parte da banche o confidi.

Ne consegue che un’assegnazione non strutturata produce rischi concreti: pratiche affidate a consulenti privi di esperienza sulla misura, sovrapposizione di scadenze sulla stessa persona, documenti dispersi tra caselle di posta e cartelle condivise.

Il flusso di assegnazione nella finanza agevolata

Il flusso che segue rappresenta uno schema applicabile sia a uno studio commercialistico che gestisce le agevolazioni dei propri clienti, sia a una società specializzata in finanza agevolata con più consulenti.

1. Individuazione dell’opportunità. La pratica nasce dal riscontro di compatibilità tra il profilo del cliente (partita IVA, codice ATECO, dimensione, localizzazione, obiettivi di investimento) e una misura attiva, ad esempio il Piano Transizione 5.0 o gli interventi della Legge 181.
2. Verifica preliminare dei requisiti. Prima dell’assegnazione si accerta che il cliente possieda i requisiti soggettivi e che il progetto rientri tra le spese ammissibili, onde evitare di impegnare capacità su pratiche non presentabili.
3. Qualificazione della pratica. Si classificano tipologia di misura, complessità, ente gestore, modalità di presentazione (a sportello o a graduatoria) e scadenza.
4. Assegnazione al referente. Si individua il consulente responsabile secondo i criteri illustrati nella sezione successiva e, ove necessario, un sostituto designato.
5. Pianificazione a ritroso. Dalla data di chiusura del bando si ricavano le scadenze interne: raccolta documenti, redazione del progetto, verifica finale, invio.
6. Lavorazione e verifica. La pratica viene istruita e sottoposta a un controllo di qualità da parte di un secondo consulente o del responsabile d’area.
7. Presentazione e monitoraggio dell’esito. Si registrano data e protocollo di invio e si monitorano le comunicazioni dell’ente.
8. Fase post-concessione. Si pianificano gli adempimenti successivi, in particolare la rendicontazione delle spese, che possono essere assegnati allo stesso referente o a una figura dedicata.

Secondo una prassi diffusa nella pianificazione dei servizi professionali, l’allocazione delle risorse deve essere definita prima dell’avvio dei lavori, sulla base di una stima della domanda attesa e della corrispondenza tra competenze e incarichi. Nella finanza agevolata ciò significa programmare la capacità del team in vista delle aperture ricorrenti delle principali misure, anziché reagire al momento della pubblicazione.

Criteri di distribuzione delle pratiche

La disponibilità di tempo costituisce una condizione necessaria ma non sufficiente. I criteri da applicare, nell’ordine indicato, sono i seguenti.

L’applicazione corretta prevede un procedimento in due tempi: in primo luogo si filtrano i consulenti idonei per competenza o territorio, in secondo luogo si distribuisce la pratica tra i soli idonei tenendo conto del carico. In questo modo il bilanciamento del lavoro non conduce mai ad affidare una pratica a chi non possiede le conoscenze necessarie.

Stima della capacità disponibile

Per rendere oggettivo il criterio del carico, si raccomanda di stimare per ciascun consulente il tempo effettivamente disponibile nel periodo, al netto di ferie e permessi, e di confrontarlo con le ore stimate delle pratiche già assegnate. Una quota della capacità, definita dallo studio in base all’esperienza degli anni precedenti, dovrebbe restare libera per urgenze, integrazioni documentali richieste dagli enti e aperture di bandi non previste.

Regola per le urgenze

In presenza di una scadenza ravvicinata o di una misura a sportello, la priorità può prevalere sul bilanciamento del carico: la pratica viene affidata al consulente idoneo in grado di lavorarla nei tempi richiesti, anche se ciò determina temporaneamente un carico superiore alla media. La deroga dovrebbe essere registrata e compensata nelle assegnazioni successive.

Informazioni e stati da registrare per ogni pratica

Una pratica è controllabile soltanto se i suoi dati essenziali sono registrati in modo uniforme. Si indicano di seguito i campi minimi.

• Cliente: ragione sociale, partita IVA, codice ATECO, dimensione d’impresa, referente aziendale.
• Misura: denominazione del bando, ente gestore, tipologia di agevolazione (contributo a fondo perduto, finanziamento agevolato, garanzia, credito d’imposta), link all’avviso.
• Responsabile e sostituto: consulente titolare della pratica e figura designata per la sostituzione.
• Date: apertura della pratica, scadenze interne, scadenza del bando, data di invio, data di chiusura.
• Importi: investimento previsto, spese ammissibili, agevolazione richiesta e, successivamente, concessa.
• Documentazione: elenco dei documenti richiesti, documenti ricevuti, documenti mancanti.
• Annotazioni e storico: comunicazioni con il cliente e con l’ente, attività svolte e relativo autore.

Gli stati di avanzamento devono essere pochi, univoci e condivisi da tutto il team. Uno schema adeguato alla finanza agevolata è il seguente.

Si raccomanda che lo stato “In attesa documenti” sia sempre accompagnato dall’indicazione del documento mancante e della data dell’ultimo sollecito, trattandosi della causa più frequente di slittamento dei tempi.

Passaggi di consegne, assenze e pratiche urgenti

La continuità operativa si garantisce con regole stabilite prima che l’assenza si verifichi. Gli elementi da disciplinare sono i seguenti.

• Sostituto designato per ogni pratica, individuato già al momento dell’assegnazione tra i consulenti idonei sulla misura.
• Scheda di passaggio di consegne, che riporti stato, prossima scadenza, documenti mancanti e ultime comunicazioni con il cliente; la scheda deve poter essere compilata in pochi minuti a partire dai dati già registrati nella pratica.
• Promemoria automatici in prossimità delle scadenze interne e del termine del bando, indirizzati al responsabile e, in caso di assenza, al sostituto.
• Escalation al responsabile d’area quando una pratica rimane nello stesso stato oltre un periodo prefissato o quando una scadenza interna viene superata.
• Riassegnazione controllata, eseguita da una figura autorizzata e tracciata nello storico, in modo che sia sempre ricostruibile chi ha seguito la pratica e in quale periodo.

Nei periodi di apertura concomitante di più misure, la riassegnazione dovrebbe seguire gli stessi criteri dell’assegnazione iniziale: il bilanciamento dei carichi non giustifica l’affidamento di una pratica a chi non conosce la misura.

Indicatori per il controllo di carichi, tempi e ritardi

Il controllo periodico, con cadenza almeno settimanale nei periodi di maggiore attività, si basa su un insieme ristretto di indicatori.

Gli indicatori assumono significato se letti per tipologia di misura: il tempo di lavorazione di un voucher camerale non è confrontabile con quello di un programma di investimento complesso. I dati raccolti nel tempo costituiscono inoltre la base per la stima della domanda e della capacità nelle stagioni successive.

Protezione dei dati nella condivisione delle pratiche

Le pratiche di finanza agevolata contengono dati aziendali e, spesso, dati personali di titolari, soci e dipendenti. La loro assegnazione e condivisione con i consulenti deve pertanto essere organizzata nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale.

• Definizione dei ruoli. Il rapporto tra studio, cliente e consulenti, in particolare se esterni, deve essere qualificato contrattualmente, individuando chi agisce come titolare e chi come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.
• Accesso limitato. Ciascun consulente dovrebbe accedere soltanto alle pratiche assegnate o a quelle per cui è designato come sostituto, con profili di autorizzazione coerenti con il ruolo.
• Strumenti di lavoro. Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito, nel provvedimento del 12 dicembre 2024, che il trattamento dei dati attraverso posta elettronica e strumenti informatici deve essere disciplinato in conformità alla normativa, evitando forme di controllo a distanza non consentite. Gli indicatori di carico descritti sopra vanno quindi utilizzati per l’organizzazione delle pratiche e non come strumento di monitoraggio individuale non ammesso.
• Cessazione del rapporto. La chiusura della collaborazione con un consulente richiede una procedura definita per la disattivazione degli accessi e per la gestione dell’account aziendale; il provvedimento del Garante del 27 novembre 2024 mostra come la gestione degli account dopo la cessazione possa assumere rilievo sotto il profilo della protezione dei dati e debba rispettare i diritti dell’interessato.
• Servizi non delegabili. Alcuni servizi telematici della pubblica amministrazione non possono essere delegati a terzi: l’Agenzia delle Entrate precisa, ad esempio, nelle risposte sulla consultazione delle fatture che determinati servizi richiedono l’accesso diretto del soggetto interessato. Nella pianificazione della pratica occorre quindi distinguere le attività che il consulente può svolgere su delega da quelle che il cliente deve eseguire personalmente.

Per i casi di trattamento di dati particolari o di trasferimento di dati a fornitori esterni, è opportuno sottoporre le procedure al responsabile della protezione dei dati, ove nominato, o a un professionista esperto in materia di privacy.

Il punto di vista di Finanzia

Nella nostra esperienza con imprese, commercialisti e consulenti di finanza agevolata, la maggior parte dei ritardi non deriva dalla complessità dei bandi, bensì dalla frammentazione delle informazioni: l’opportunità viene individuata in un canale, i documenti circolano in un altro e lo stato della pratica è noto soltanto al consulente che la segue.

Per questo motivo riteniamo che l’assegnazione delle pratiche debba iniziare prima della pratica stessa, cioè dal confronto tra il profilo aziendale e i bandi compatibili. Il nostro sistema di matching automatico confronta partita IVA, codice ATECO e obiettivi di investimento con le misure disponibili, così che la pratica arrivi al consulente già qualificata per tipologia di misura e requisiti, e possa essere affidata a chi possiede la competenza specifica.

Riteniamo inoltre che clienti, pratiche, scadenze e documenti debbano risiedere in un unico spazio di lavoro. La nostra piattaforma è progettata per consentire agli studi professionali e alle società di finanza agevolata di gestire più clienti, monitorare le scadenze e condividere i documenti, riducendo il tempo dedicato al coordinamento e aumentando quello dedicato alla qualità delle candidature.

Ufficio

Gestire clienti e pratiche con Finanzia

Finanzia mette a disposizione dei professionisti strumenti dedicati alla gestione di più clienti, al monitoraggio delle scadenze e alla condivisione dei documenti, con un CRM per clienti e pratiche, documentazione precompilata e avvisi sui nuovi bandi compatibili con il profilo di ciascuna impresa seguita.

Gli studi commercialistici possono attivare l’Account Studio professionale, mentre le società e i professionisti della finanza agevolata dispongono dell’Account professionale per consulenti. Le imprese clienti possono a loro volta consultare i bandi di finanza agevolata e sottoscrivere il Piano Impresa, al prezzo di 20 € al mese.

Domande frequenti

Chi deve decidere l’assegnazione delle pratiche in uno studio?

L’assegnazione dovrebbe essere attribuita a una figura definita, di norma il responsabile d’area o il titolare dello studio, che applica criteri scritti e condivisi. Nelle organizzazioni più strutturate l’assegnazione può essere in parte automatizzata, mantenendo in capo al responsabile le deroghe e le riassegnazioni.

È preferibile assegnare le pratiche per cliente o per tipologia di bando?

La soluzione più equilibrata combina i due criteri: il referente del cliente garantisce la continuità della relazione, mentre la competenza sulla misura assicura la correttezza dell’istruttoria. Qualora il referente non conosca la misura, si può affiancare un consulente specializzato con funzione di revisione.

Quante pratiche può seguire contemporaneamente un consulente?

Non esiste un numero valido in generale, poiché l’impegno varia sensibilmente per tipologia di misura e fase della pratica. Il riferimento corretto è la saturazione, cioè il rapporto tra ore stimate residue e ore disponibili nel periodo, calcolata al netto di ferie, permessi e della quota riservata alle urgenze.

Come si evita di perdere una scadenza durante un’assenza?

Occorre designare un sostituto già al momento dell’assegnazione, mantenere aggiornati stato e documenti mancanti e prevedere promemoria automatici indirizzati anche al sostituto. Un meccanismo di escalation sulle pratiche ferme oltre un periodo prefissato consente di intervenire prima che la scadenza diventi critica.

I consulenti esterni possono accedere a tutte le pratiche dello studio?

No: l’accesso dovrebbe essere limitato alle pratiche assegnate e regolato da un accordo che qualifichi il ruolo del consulente ai fini della protezione dei dati. Alla cessazione della collaborazione gli accessi vanno gestiti secondo una procedura definita, nel rispetto delle indicazioni del Garante.

Fonti

• Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento del 12 dicembre 2024 [10096474]
• Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento del 27 novembre 2024 [10101221]
• Agenzia delle Entrate, consultazione fatture: risposte alle domande frequenti

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